Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, die Tim&Koko AG, wie wir Personendaten erheben und bearbeiten. Unter Personendaten werden für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist die Tim&Koko AG. Anfragen zum Datenschutz können per Brief oder E-Mail an uns gerichtet werden:

Tim&Koko AG
Thomas Philipona
Gerechtigkeitsgasse
3011 Bern

E-Mail: hallo@tim-koko.ch
Website: https://tim-koko.ch

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere in den folgenden Kategorien von Bearbeitungen.

• Kunden- und Personendaten, die wir zur Leistungserbringung benötigen und erhalten haben;
• Personendaten, die wir bei der Leistungserbringung indirekt von unseren Kunden erhalten;
• Beim Besuch unserer Website;
• Bei der Teilnahme an einer Veranstaltung von uns;
• Wenn wir kommunizieren;
• Wenn wir aus gesetzlichen oder regulatorischen Gründen dazu verpflichtet sind;
• Wenn wir unsere Sorgfaltspflichten oder sonstige berechtigte Interessen wahrnehmen.

Detailliertere Informationen finden Sie in den folgenden Beschreibungen der jeweiligen Kategorien von Bearbeitungen.

3. Zwecke der Datenbearbeitung und Personendaten

Wir können Ihre Personendaten zu mehreren Zwecken bearbeiten. Primär bearbeiten wir diese, um unsere Dienstleistungen Ihnen gegenüber erbringen zu können.

3.1 Erbringung von Dienstleistungen

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Mandatsbeziehungen mit unseren Kunden und sonstigen Vertragsbeziehungen mit Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten.

Bei den Personendaten unserer Kunden handelt es sich insbesondere um folgende Informationen:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail);
• Persönliche Informationen (z.B. Geburtsdatum, Stellenbezeichnung etc.);
• Finanzinformationen (z.B. Daten zu Bankverbindungen);
• Angaben, welche Sie im Rahmen der Kommunikation mit uns bereitstellen.

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung (z.B. Beratung, Treuhand);
• Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (z. B. Informationen offen zu legen);
• Wahrung berechtigter Interessen, (z.B. für administrative Zwecke, unsere Rechte durchzusetzen, uns gegen Ansprüche zu verteidigen oder um mögliche Interessenkonflikte zu prüfen);
• Einwilligung (z.B. um Ihnen Informationen zuzusenden).

3.2 Indirekte Datenbearbeitung aus Leistungserbringung

Wenn wir Leistungen für unsere Kunden erbringen, kann es vorkommen, dass wir auch Personendaten bearbeiten, die wir nicht direkt bei den betroffenen Personen erhoben haben oder Personendaten von Drittpersonen. Diese Personendaten benötigen wir, um Verträge mit unseren Kunden zu erfüllen. Wir erhalten diese Personendaten von unseren Kunden oder von Dritten, die von unseren Kunden beauftragt werden. Bei den Personendaten der Personen, die mit unseren Kunden in einer Beziehung stehen, handelt es sich insbesondere um folgende Informationen:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail);
• Finanzinformationen (z.B. Daten zu Bankverbindungen).

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person (z. B. wenn wir unsere vertraglichen Pflichten wahrnehmen);
• Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (z. B. wenn wir unsere Pflichten als Revisionsstelle wahrnehmen oder verpflichtet sind, Informationen offen zu legen).

3.3 Nutzung unserer Webseite

Um unsere Webseite zu nutzen, müssen keine Personendaten offengelegt werden. Der Server erfasst jedoch mit jedem Aufruf eine Reihe von Benutzerinformationen, welche vorübergehend in den Logfiles des Servers gespeichert werden.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Informationen findet keine Zuordnung zu einer bestimmten Person statt. Die Erfassung dieser Informationen bzw. Daten ist technisch erforderlich, um unsere Webseite anzuzeigen und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Diese Informationen werden zudem erhoben, um die Webseite zu verbessern und ihre Nutzung zu analysieren.

Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Informationen:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail);
• Weitere Informationen, die sie uns via Webseite übermitteln;
• Automatisch an uns oder unsere Dienstleister übermittelte technische Informationen, Informationen zum Nutzerverhalten oder der Einstellungen der Webseite (z.B. Name des Internetserviceproviders, IP-Adresse, UDI, Gerätetyp, Browser, Betriebssystem, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Anzahl Klicks auf der Seite, Klick auf Links etc.)

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Wahrung berechtigter Interessen, (z.B. für administrative Zwecke, um unsere Qualität zu verbessern, Daten zu analysieren oder unsere Dienstleistungen bekannt zu machen).

3.4 Direkte Kommunikation, Besuche und Veranstaltungen

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z.B. via Telefon, E-Mail oder Chat) oder wir Sie kontaktieren, bearbeiten wir die dafür notwendigen Personendaten. Wir bearbeiten diese Personendaten ebenfalls, wenn Sie uns besuchen. In diesem Fall kann es sein, dass Sie vor ihrem Besuch oder am Empfang Ihre Kontaktdaten hinterlassen müssen. Diese werden von uns für eine gewisse Zeit aufbewahrt, um unsere Infrastruktur und unsere Informationen zu schützen. Für die Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare («Online-Meetings») nutzen wir entsprechend sichere Anwendungen. Bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen bearbeiten wir Personendaten für das Veranstaltungsmanagement und die Teilnehmerbetreuung, einschließlich der Verwaltung von Anmeldungen, Kommunikation mit Teilnehmern und Koordination mit Dienstleistern.

Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail);
• Randdaten zur Kommunikation (z.B. IP-Adresse, Dauer der Kommunikation, Kommunikationskanal);
• Andere Informationen, die der Nutzer während der Verwendung des Videokonferenzdienstes hochladet, bereitstellt oder erstellt sowie für die Wartung des bereitgestellten Dienstes verwendete Metadaten;
• Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma);
• Bildaufnahmen;
• Zeitpunkt und Grund des Besuchs.

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Erfüllung einer vertraglichen Pflicht mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung (Erbringung einer Dienstleistung);
• Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Sicherheit, Nachvollziehbarkeit sowie Abwicklung und Administration von Kundenbeziehungen).
• Einwilligung

3.5 Information und Marketing

Wir bearbeiten Personendaten, um Ihnen attraktive Angebote zu machen und Kundenbeziehungen zu pflegen. Dazu gehört das Versenden von Mitteilungen und Angeboten, sowohl in schriftlicher als auch in elektronischer Form, sowie die Durchführung von Marketingaktionen. Diese Aktionen können unsere eigenen Angebote oder die von Werbepartnern umfassen. Um Ihnen personalisierte Angebote zu unterbreiten, können wir Daten wie Grunddaten, Vertragsdaten, Kommunikationsdaten, Verhaltens- und Transaktionsdaten sowie Präferenzdaten verwenden. Dies ermöglicht es uns, Ihnen relevante Informationen und Angebote zu unterbreiten.

Zu den Arten von Mitteilungen und Angeboten können gehören:

• Werbe-E-Mails, In-App-Nachrichten und andere elektronische Mitteilungen;
• Werbebroschüren, Zeitschriften und andere gedruckte Materialien;
• Werbemitteilungen über verschiedene Medienplattformen;
• Einladungen zu Veranstaltungen.

Sie haben immer die Möglichkeit, Marketingkontakte abzulehnen, und Sie können Newsletter und andere elektronische Mitteilungen einfach über einen Abmeldelink oder über Ihr Kundenkonto abbestellen.

Ihre Personendaten bearbeiten wir für den beschriebenen Zweck gestützt auf den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung;
• Wahrung berechtigter Interessen, (z.B. Daten zu analysieren oder unsere Dienstleistungen bekannt zu machen).

3.6 Bewerbungen

Sie können per Post oder über die auf unserer Webseite angegebene E-Mail-Adresse Ihre Bewerbung für eine Stelle bei uns einreichen. Die Bewerbungsunterlagen und sämtliche damit an uns bekanntgegebenen Personendaten werden streng vertraulich behandelt, keinem Dritten bekanntgegeben und nur zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung für eine Anstellung bei uns bearbeitet. Ohne Ihre gegenteilige Zustimmung wird Ihr Bewerbungsdossier nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens entweder an Sie zurückgesendet oder gelöscht/vernichtet, soweit es nicht einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt. Rechtsgrundlagen für die Bearbeitung Ihrer Daten bilden Ihre Einwilligung, die Erfüllung des Vertrages mit Ihnen und unsere berechtigten Interessen.

Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:

• Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail);
• Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma);
• Bewerbungsunterlagen (z.B. Motivationsschreiben, Zeugnisse, Diplome, Lebenslauf);
• Bewertungsinformationen (z.B. Beurteilung Personalberater, Referenzauskünfte, Assessments).

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Anstellung neuer Mitarbeitenden); inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung;
• Einwilligung.

3.7 Newsletter-Nutzung

Soweit Sie unseren Newsletter abonnieren, nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse und weitere Kontaktdaten, um Ihnen den Newsletter zu senden. Sie können unseren Newsletter mit Ihrer Einwilligung abonnieren. Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters sind Ihr vollständiger Name sowie Ihre E-Mailadresse, die wir nach Ihrer Anmeldung speichern. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit unserem Newsletter bildet Ihre Einwilligung in die Übersendung des Newsletters. Diese können Sie jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen (direkt im Newsletter oder per Mail an ).

4. Datenweitergabe und Datenübermittlung

Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Erbringung unserer Leistung notwendig ist, wenn diese Dritten für uns eine Dienstleistung erbringen, wenn wir dazu gesetzlich oder behördlich verpflichtet sind, wenn wir ein überwiegendes Interesse an der Weitergabe der Personendaten haben oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt oder uns dazu aufgefordert haben.

Folgende Kategorien von Empfänger können Personendaten von uns erhalten:

• Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen).
• Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden, staatliche Einrichtungen, Gerichte.

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Personendaten bearbeiten, schliessen wir Verträge, die diese verpflichten, den Datenschutz zu gewährleisten. Unsere Dienstleister befinden sich mehrheitlich in der Schweiz oder in der EU / im EWR. Sollte eine Datenübermittlung in andere Länder, die über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügen, erforderlich sein, erfolgt diese auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln oder anderer geeigneter Instrumente.

5. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir bearbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Wir bewahren Personendaten für die Zeit auf, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (während der gesetzlichen Verjährungsfrist) und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert.

6. Datensicherheit

Wir werden Ihre Daten sicher aufbewahren und alle angemessenen Massnahmen ergreifen, um Ihre Daten vor Verlust, Zugriff, Missbrauch oder Änderungen zu schützen. Unsere Mitarbeitenden und alle Vertragspartner, die Zugang zu Ihren Daten haben, sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. Wir treffen nach Massgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Bearbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmasses der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Massnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Zu den Massnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen und elektronischen Zugangs zu den Daten als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, der Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und Reaktionen auf die Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz Personendaten bereits bei der Entwicklung bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes, durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen.

7. Ihre Rechte

Sie haben im Zusammen mit unserer Bearbeitung von Personendaten die folgenden Rechte:

• Recht auf Auskunft über zu Ihnen bei uns gespeicherte Personendaten, den Zweck der Bearbeitung, die Herkunft sowie über Empfänger, an die Personendaten weitergegeben werden;
• Recht auf Berichtigung, falls Ihre Daten nicht korrekt oder nicht vollständig sind;
• Recht, die Löschung der bearbeiteten Personendaten zu verlangen;
• Recht auf Datenübertragbarkeit;
• Recht einer Datenbearbeitung zu widersprechen oder eine Einwilligung zur Bearbeitung von Personendaten jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen;
• Recht auf Beschwerde an eine zuständige Aufsichtsbehörde, sofern rechtlich vorgesehen.

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich an die unter Ziff. 1 angegebene Adresse.

Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls Kosten für Sie anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Das Widerrufen einer Einwilligung zur Bearbeitung berührt nicht die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte rechtmässige Bearbeitung.

8. Social Media

Wir sind auf Social-Media-Plattformen und anderen Online-Plattformen präsent, um mit interessierten Personen zu kommunizieren und sie über uns und unser Angebot zu informieren. Dabei können Personendaten auch ausserhalb der Schweiz und des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) bearbeitet werden. Wenn Sie über solche Seiten mit uns kommunizieren oder Inhalte von uns kommentieren oder verbreiten, werden wir die entsprechenden Informationen sammeln und gemäss unserer Datenschutzrichtlinie bearbeiten. Wir haben das Recht, aber nicht die Pflicht, Inhalte vor oder nach ihrer Veröffentlichung zu prüfen und ohne Benachrichtigung zu löschen, soweit dies technisch möglich ist, oder sie dem Anbieter der betreffenden Plattform zu melden. Im Falle eines Verstosses gegen die Anstands- und Verhaltensregeln können wir das betreffende Nutzerkonto auch dem Anbieter der Plattform zur Sperrung oder Löschung melden. Wenn Sie unsere Social-Media-Seiten besuchen, können Daten (z.B. über Ihr Nutzerverhalten) auch direkt an den jeweiligen Anbieter übermittelt oder von diesem erhoben und zusammen mit anderen, dem Anbieter bereits bekannten Daten bearbeitet werden (z.B. zu Marketing- und Marktforschungszwecken und zur Personalisierung von Plattforminhalten). Sind wir gemeinsam mit dem Anbieter für bestimmte Bearbeitungen verantwortlich, schliessen wir mit dem Anbieter eine entsprechende Vereinbarung ab, deren wesentlichen Inhalt Sie beim Anbieter erfahren können. Weitere Informationen zur Datenbearbeitung durch die Anbieter von sozialen Netzwerken finden Sie in den Datenschutzbestimmungen der jeweiligen sozialen Netzwerke. Darüber hinaus gelten jeweils die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und Nutzungsbedingungen sowie die Datenschutzerklärungen und sonstigen Bestimmungen der einzelnen Betreiber solcher Online-Plattformen. Diese Bestimmungen informieren insbesondere über die Rechte der Betroffenen, zu denen insbesondere das Recht auf Auskunft gehört.

9. Cookies und weitere Tracking-Technologien

Diese Website verwendet keine Cookies oder andere Tracking-Tools.

10. Server-Log-Files

Der Provider dieser Website erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

11. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen anzupassen. Wir werden über solche Anpassungen und Ergänzungen in geeigneter Form informieren, insbesondere durch Veröffentlichung der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung auf unserer Website.

Januar 2024